فصل اول: كليات
براي آنكه كتابخانه تبديل به انبار مرده از كتاب و ساير منابع اطلاعاتي بلا استفاده نگردد، عمل وجين منابع امري ضروري به نظر مي رسد، لذا وجین منابع اطّلاعاتی باعث حیات و رشد مجموعه کتابخانه همانند یک ارگانیسم زنده می شود. در هنگام وجین، کیفیّت، اعتبار، ظاهر، و سودمندی هر منبع اطّلاعاتی با دقت بررسی شده تا جای خود را در قفسه بیابد و باعث اعتبار و احترام به کتابخانه و جذابیت آن شود. نشان دادن حساسیت نسبت به نیازها و علایق جامعه استفاده کننده یک عنصر ضروری برای گسترش مجموعه های کتابخانه ها است.
وجین را می توان به عنوان یکی از معیارهای ارزیابی کیفیت و کارآیی کتابخانه ها مورد توجّه قرار داد. در واقع وجین خود نوعی انتخاب است، با این تفاوت که بعد از فراهم آوری مجموعــه اتفاق می افتد و به گونه ای این امر به ارزشیابی مجموعه منتج می شود. در فرآیند سفارش منابع اطّلاعاتی، عمل انتخاب از میان انتشارات موجود در بازار صورت می گیرد، ولی در وجین، عمل انتخاب از بین مجموعه کتابخانه انجام می شود.
در راستای تبیین فرآیندهای وجین در کتابخانه های دانشگاه های علوم پزشکی ایران، دستورالعمل ذیل تدوین و برای اجرا در کتابخانه های دانشگاه علوم پزشکی بابل ابلاغ می شود.
فصل دوم: اهداف و تعریف وجين منابع كتابخانه اي
ماده ۱. ايجاد فضاي مناسب تر براي منابع اطلاعاتي موجود
ماده ۲. تسهيل و تسريع در دسترسي به منابع اطلاعاتي مورد نياز
ماده ۳. پويا و زنده نگهداشتن مجموعه كتابخانه و روزآمد کردن منابع موجود در کتابخانه ها
ماده ۴. بدست آوردن بازخورد نقاط ضعف و قوت از روند مجموعه سازی در کتابخانه
تعریف:
وجين فرايندي است كه از طريق آن منابع مازاد، فرسوده و يا بي استفاده از مجموعه خارج مي گردد. در واقع وجين خود نوعي انتخاب است با اين تفاوت كه بعد از تهيه مجموعــه اتفاق مي افتد. لذا اين امر به ارزشيابي مجموعه منتج مي شود.
فصل سوم: معيارها و ضوابط وجين منابع
ماده ۵: منابع فرسوده، مستعمل و آلوده اي كه ارزش علمي يا تاريخي ندارند و نگه داري آنها موجب اشغال فضا، صرف هزينه هاي نگهداري و آلودگي ساير منابع خواهد بود.
تبصره: منابع واجد ارزش علمي يا تاريخي در صورت فرسودگي و آلودگي در محل خاصي در كتابخانه نگهداري، و در صورت نياز به استفاده از آن نسخه عكسي تهيه خواهد شد.
ماده ۶: نسخه هاي تكراري و مازاد برنياز: نسخه های تکراری و مازاد بر نیاز از مجموعه خارج می شوند.
تبصره: تعیین تعداد نسخ مورد نیاز کتابخانه به عهده کتابدار بر اساس حجم امانت یک عنوان می باشد، نسخه اول و دوم هر عنوان مشمول نسخ مازاد نمی شود.
ماده ۷: منابع درسي كه به مرور زمان اعتبار محتوايي خود را از دست داده و كم ارزش شده اند (مثل دستنامه ها یا تکست ها، ....) نگهداري اين گونه منابع در حد يك نسخه از هر عنوان به منظور مطالعه و تحقيق در تاريخچه موضوع مربوط به منبع در کتابخانه مرکزی ضروري است.
ماده ۸: فرسودگی و نقصان: منابعی که به لحاظ فیزیکی، غیرقابل صحّافی و مرمّت هستند یا به علّت پارگی و مخدوش بودن بخش هایی از آن قابل استفاده نیستند، با عناوین نو جایگزین می شوند. منابع نیازمند صحّافی مشمول این گروه نمی شوند؛
ماده ۹: عدم استفاده (منابع بدون مخاطب): منظور منابعی است که حداقل پنج (5) سال مورد استفاده قرار نگرفته باشد.
تبصره: در صورتی که کتابخانه مشکل کمبود فضای مخزن داشته باشد، با در نظر گرفتن مفاد و ملاحظات موجود در این دستورالعمل اجرا شود.
ماده ۱۰: ويرايش هاي بسیار قديمي كتب حوزه علوم پايه و بالینی كه به طور منظم ويرايش جديد آنها منتشر مي گردد و در كتابخانه موجود مي باشد. نگهداري يك نسخه در كتابخانه ضروري است.
ماده ۱۱: منابعي كه بنا بر تشخيص کمیته انتخاب کتاب و تایید معاونت تحقیقات و فن آوری دانشگاه جهت عرضه به عموم مراجعان نامناسب تشخيص داده شده باشد. اين گونه منابع در محل خاصي در كتابخانه مركزي دانشگاه نگهداري و بنا بر تشخيص رئيس كتابخانه هاي دانشگاه در اختيار محققان و دانشجويان تحصيلات تكميلي قرار داده مي شود.
ماده ۱۲: وجین باید بدون سوگیری افراد صورت گیرد. نظرات و علایق شخصی نباید بر کار وجین حاکم شود.
منابع مستثني از وجين : منابع نفيس و هنري كه تصاويررنگي و كاغذهاي اعلاء دارند، وجين نخواهند شد.
فصل چهارم: اعضاء كميته وجين منابع
ماده ۱۳: اعضاي كميته وجين منابع در كتابخانه مركزي و مركزاسناد عبارتند از:
۱. رئيس يا معاون كتابخانه مركزي،
۲ . کارشناس مسئول بخش مرجع و کارشناس میز امانت
۳. کارشناس مسئول بخش سفارشات
۴. کارشناس مسئول بخش فهرست نویسی
۵. متخصص موضوعی (مدیر گروه های هر رشته)
ماده ۱۴: اعضاي كميته وجين منابع در كتابخانه های دانشكده و بیمارستان عبارتند از:
۱ . مسئول كتابخانه
۲ . رئيس دانشكده
۳ . رئيس يا معاون كتابخانه مركزي
۴. متخصص موضوعی (مدیر گروه های هر رشته)
فصل پنجم: مراحل انجام وجين
ماده ۱۵: كتابخانه موظف است براساس معيارهاي ذكر شده در فصل 3، به شناسايي، انتخاب و جمع آوري منابعي كه بايد وجين شوند بپردازد.
بطور کلی منابع در چهار دسته کلی تفکیک و بسته بندی می شود. این چهار دسته عبارتند از:( وجین محتوایی (کهنه و منسوخ شدن محتوایی علوم)؛ وجین منابع فرسوده؛ وجین منابع تکراری؛ وجین منابع بدون مخاطب.)
ماده ۱۶: مسئول كتابخانه لازم است پس از شناسائي منابع وجيني، اعضاي كميته وجين كتابخانه را جهت بررسي و تصميم گيري نهايي در جريان قرار دهد.
ماده ۱۷: لازم است مسئول كتابخانه های دانشکده ای و یا بیمارستانی، ليست نهايي منابع وجيني (شامل: عنوان، مولف، سال انتشار، شماره ثبت و دلیل وجین) را به پيوست صورتجلسه كميته وجين به همراه كتب وجيني به كتابخانه مركزي ارسال نمايد.
ماده ۱۸: كتابخانه مركزي موظف است پس از دريافت صورتجلسه منابع وجيني هر كتابخانه، نسبت به حذف شماره ثبت منبع از نرم افزار كتابخانه اقدام نمايد.
ماده ۱۹: تصميم گيري نهايي در خصوص كتابهاي وجين شده برعهده کمیته انتخاب کتاب و کمیته وجین با تایید معاونت پژوهشی دانشگاه مي باشد.
فصل ششم: دوره وجين
ماده ۲۰: از نظر زماني بهتر است وجين منابع به صورت مستمر و دو سالانه (درسال های زوج یا فرد و در فصل تابستان) و همزمان با قفسه خواني مجموعه ها انجام شود.
ماده ۲۱: تعداد منابع وجين شده در هر نوبت بايد متناسب با تعداد كل منابع موجود در كتابخانه باشد
اين آيين نامه در شش فصل، ۲۱ ماده، و ۳ تبصره، مورخ ششم آبان هزار و سیصد و نود شش به معاونت پژوهشی دانشگاه علوم پزشکی بابل مطرح، تائيد و تصويب شد و از اين پس لازم الاجرا مي باشد. هر گونه تغيير در مفاد اين آيين نامه به پيشنهاد رئیس كتابخانه مرکزی دانشگاه به کمیته انتخاب و وجین منابع كتابخانه هاي دانشگاه و با تصويب معاونت تحقیقات و فن آوری امكان پذير است.